> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://hilfe.taraos.de/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://hilfe.taraos.de/telefonie/telefonagent-einrichten.md). # Telefonagent einrichten Über die **Anrufoptionen** stellst du deinen Telefonagenten Tara komplett ein: Stimme und Tonalität, Begrüßung, Erreichbarkeit, Weiterleitungen und Benachrichtigungen. Hier gehen wir jeden Reiter der Reihe nach durch. {% hint style="info" %} **Wo du das findest:** Links unten unter **Optionen → Anrufoptionen**. Die Einstellungen sind dort in Reiter aufgeteilt (Allgemein, Konfigurieren, Anruföffnungszeiten und so weiter). {% endhint %} {% hint style="info" %} **Voraussetzung:** Deine Telefonnummer ist mit TaraOS verbunden. Das richten wir in der Regel gemeinsam im Einrichtungstermin ein. {% endhint %} ## Allgemein Der erste Reiter zeigt dir die Basis: * **Telefonnummer**, unter der Tara erreichbar ist. * **Name von Tara** und **Firmenname**, die du hier anpassen kannst. * Dein **Kontingent an Gesprächsminuten** sowie die in diesem Monat schon verbrauchten Minuten. ![Reiter „Allgemein": Telefonnummer, Name, Firmenname und Gesprächsminuten](/files/fWEKJzS1jyeNElIay0ed) ## Konfigurieren: Begrüßung, Stimme und Verhalten Im Reiter **Konfigurieren** legst du fest, wie Tara klingt und sich verhält. ### Begrüßung Hier stellst du ein, **wie Tara ihre Anrufer begrüßt**. Du kannst eine feste Begrüßungsnachricht hinterlegen, mit der Tara ans Telefon geht. Zusätzlich kannst du eine **öffnungszeitenbasierte Begrüßung** aktivieren. Dann begrüßt Tara innerhalb und außerhalb deiner Öffnungszeiten unterschiedlich, du hinterlegst also zwei Nachrichten. Welche Zeiten dafür gelten, ziehst du im Reiter **Anruföffnungszeiten** (siehe unten). ![Begrüßung mit aktivierter öffnungszeitenbasierter Ansage](/files/SNEfREfoq6ktHrc5pxos) ### Ansage vor dem KI-Gespräch Du kannst eine kurze **Audiodatei aufnehmen oder hochladen**, die abgespielt wird, bevor Tara das Gespräch übernimmt. So klärst du deine Anrufer persönlich darüber auf, dass gleich eine KI-Assistentin übernimmt. {% hint style="info" %} Wie du deine Kunden am besten auf Tara vorbereitest, damit die Akzeptanz möglichst hoch ist, zeigen wir dir in einem eigenen Artikel. {% endhint %} ### Tonalität, Anrede und Tempo * **Wie soll Tara sprechen?** Du wählst zwischen drei Tonalitäten: * **Formell:** höflich, respektvoll und professionell. * **Locker:** unkompliziert, alltagsnah und freundlich. * **Einfühlsam:** empathisch, warmherzig und verständnisvoll. * **Duzen oder siezen?** Du legst die Standard-Anrede fest. Tara passt sich im Gespräch zwar an, aber „Du" oder „Sie" gibst du als Ausgangspunkt vor. * **Sprechgeschwindigkeit:** einstellbar zwischen 0,95 und 1,1. Wir empfehlen einen Wert zwischen **1,0 und 1,05**. ![Tonalität, Duzen/Siezen und Sprechgeschwindigkeit](/files/qeFRcnqJ8tcRnxX6TKjZ) ### Stimme Du wählst aus **männlichen und weiblichen Stimmen**. Über den Abspielen-Knopf rechts neben jeder Stimme hörst du dir vorab an, wie sie klingt. ![Auswahl der Stimme mit Vorhören](/files/tPwHz8ktcaYFjXPjq4lN) ## Anruföffnungszeiten Hier hinterlegst du, **wann du erreichbar bist**. Diese Zeiten nutzen mehrere Funktionen gleichzeitig, zum Beispiel die zeitbasierte Begrüßung. * Pro Wochentag legst du einen **Zeitblock** fest (von/bis). * Über das **Plus** fügst du einem Tag weitere Blöcke hinzu, etwa 8 bis 13 Uhr und 14 bis 18 Uhr. * Mit **Kopieren** überträgst du die Zeiten eines Tages auf andere Tage. * Über **Übernehmen von** ziehst du Öffnungszeiten aus anderen Bereichen (zum Beispiel vom Chatbot) herüber. ![Wochenplan der Anruföffnungszeiten](/files/29uTEpb7KhuMIJFZnE3n) ## Wissensdatenbank Hier gibst du Tara Wissen an die Hand. Du fügst eine **Website** oder ein **Dokument** hinzu, auf das Tara dann zugreift. * **Website:** zum Beispiel deine eigene Makler-Website. Tara kann dann auf alles zugreifen, was dein Team dort hinterlegt hat, etwa Öffnungszeiten oder Anfahrt. * **Dokument:** zum Beispiel ein Dokument mit häufig gestellten Fragen. Tara wertet es aus und beantwortet passende Anruferfragen. ![Wissensdatenbank: Dokument oder Website hinzufügen](/files/gMY6Cii0ZO2vstrNBmGG) ## Weiterleitungen Hier legst du fest, dass Tara einen Anruf in bestimmten Situationen an eine Person oder Nummer weiterleitet. Über **Erstellen** legst du eine neue Weiterleitung an: * **Ziel:** eine Telefonnummer oder ein Nutzer, sofern dieser eine Nummer im System hinterlegt hat. * **Bedingung:** wann weitergeleitet werden soll. Trifft die Bedingung im Gespräch zu (zum Beispiel: der Anrufer möchte persönlich mit Makler XY sprechen), leitet Tara weiter. * **Verfügbarkeit:** wann die Weiterleitung überhaupt möglich sein soll. * **Was die Person hört**, an die weitergeleitet wird: * **Vollständige Ansage:** eine kurze Zusammenfassung des bisherigen Gesprächs durch Tara. * **Nur Name:** nur der Name des Anrufers (zum Beispiel „Anruf von Max Mustermann"). * **Keine Ansage:** der Anruf wird direkt durchgestellt. * **Klingeldauer:** wie lange es bei der Person klingelt. Wird nicht abgenommen, holt Tara den Anruf zurück ins Gespräch und kümmert sich um einen Rückruf. ![Weiterleitungen mit Bedingung und der Auswahl „Was hört die Person?"](/files/JEEV7ksTKsKwq7OFwLIl) ## Anrufbehandlung Hier definierst du Regeln für eingehende Anrufe anhand der **Telefonnummer des Anrufers**. Über **Erstellen** legst du eine Regel an: * Du hinterlegst eine **Telefonnummer** oder wählst einen **Kontakt aus deiner Kundenliste**. * Als **Aktion** wählst du, ob der Anruf sofort **weitergeleitet** oder **blockiert** wird. * Mit **Wildcards** deckst du ganze Rufnummernblöcke ab: ein Sternchen am Ende (zum Beispiel `0173…*`) leitet alle Nummern dieses Blocks weiter, etwa die Durchwahlen eines Versicherers. * Über **CSV-Import** legst du mehrere Regeln auf einmal an. ![Anrufbehandlung: Regeln für eingehende Anrufe](/files/Ks54Ea6ynsxUfMYcb9vs) ## Benachrichtigungen Hier stellst du ein, **wer wann per E-Mail informiert wird**: * **E-Mail nach jedem Anruf:** Tara schickt nach jedem Gespräch eine Zusammenfassung an die hinterlegten Adressen. * **Benachrichtigung für unvollständige Anrufe:** separat aktivierbar. * **Standard-E-Mail-Adressen:** Adressen, die immer benachrichtigt werden, sofern keine andere Regel greift (zum Beispiel deine `info@…`). * **Benutzerdefinierte E-Mail-Weiterleitungen:** Benachrichtigungen, die nur unter einer Bedingung rausgehen. Beispiel: Hat der Anrufer einen Schaden, geht die E-Mail an `schaden@makler.de`. ![Benachrichtigungen: E-Mail nach Anruf sowie Standard- und benutzerdefinierte Weiterleitungen](/files/Ro3nNLA97ELY0ndAuV4U) ## Erweitert Im Reiter **Erweitert** findest du weitere Feineinstellungen. Darauf gehen wir in einem eigenen Artikel im Detail ein. ## Das musst du dir merken * Alle Telefon-Einstellungen liegen unter **Optionen → Anrufoptionen**, aufgeteilt in Reiter. * Unter **Konfigurieren** stellst du Stimme, Tonalität, Anrede und Begrüßung ein. * **Anruföffnungszeiten** werden von mehreren Funktionen genutzt, zum Beispiel der zeitbasierten Begrüßung. * Mit **Weiterleitungen** und **Anrufbehandlung** steuerst du, wann Tara durchstellt oder blockiert. * Über **Benachrichtigungen** behältst du den Überblick, ohne jeden Anruf selbst anzunehmen. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter: ``` GET https://hilfe.taraos.de/telefonie/telefonagent-einrichten.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.