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# Telefonagent einrichten

Über die **Anrufoptionen** stellst du deinen Telefonagenten Tara komplett ein: Stimme und Tonalität, Begrüßung, Erreichbarkeit, Weiterleitungen und Benachrichtigungen. Hier gehen wir jeden Reiter der Reihe nach durch.

{% hint style="info" %}
**Wo du das findest:** Links unten unter **Optionen → Anrufoptionen**. Die Einstellungen sind dort in Reiter aufgeteilt (Allgemein, Konfigurieren, Anruföffnungszeiten und so weiter).
{% endhint %}

{% hint style="info" %}
**Voraussetzung:** Deine Telefonnummer ist mit TaraOS verbunden. Das richten wir in der Regel gemeinsam im Einrichtungstermin ein.
{% endhint %}

## Allgemein

Der erste Reiter zeigt dir die Basis:

* **Telefonnummer**, unter der Tara erreichbar ist.
* **Name von Tara** und **Firmenname**, die du hier anpassen kannst.
* Dein **Kontingent an Gesprächsminuten** sowie die in diesem Monat schon verbrauchten Minuten.

![Reiter „Allgemein": Telefonnummer, Name, Firmenname und Gesprächsminuten](https://2898752216-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F7Cv6JHHBbz9HaleAIQKm%2Fuploads%2Fgit-blob-a5cc1a2dafa9742a9e9ff7f9bd6ed2378ef75601%2Ftelefonagent-allgemein.png?alt=media)

## Konfigurieren: Begrüßung, Stimme und Verhalten

Im Reiter **Konfigurieren** legst du fest, wie Tara klingt und sich verhält.

### Begrüßung

Hier stellst du ein, **wie Tara ihre Anrufer begrüßt**. Du kannst eine feste Begrüßungsnachricht hinterlegen, mit der Tara ans Telefon geht.

Zusätzlich kannst du eine **öffnungszeitenbasierte Begrüßung** aktivieren. Dann begrüßt Tara innerhalb und außerhalb deiner Öffnungszeiten unterschiedlich, du hinterlegst also zwei Nachrichten. Welche Zeiten dafür gelten, ziehst du im Reiter **Anruföffnungszeiten** (siehe unten).

![Begrüßung mit aktivierter öffnungszeitenbasierter Ansage](https://2898752216-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F7Cv6JHHBbz9HaleAIQKm%2Fuploads%2Fgit-blob-6c14e84ca94eb1bd08c722e3fb21f0ab89b4801c%2Ftelefonagent-begruessung.png?alt=media)

### Ansage vor dem KI-Gespräch

Du kannst eine kurze **Audiodatei aufnehmen oder hochladen**, die abgespielt wird, bevor Tara das Gespräch übernimmt. So klärst du deine Anrufer persönlich darüber auf, dass gleich eine KI-Assistentin übernimmt.

{% hint style="info" %}
Wie du deine Kunden am besten auf Tara vorbereitest, damit die Akzeptanz möglichst hoch ist, zeigen wir dir in einem eigenen Artikel.
{% endhint %}

### Tonalität, Anrede und Tempo

* **Wie soll Tara sprechen?** Du wählst zwischen drei Tonalitäten:
  * **Formell:** höflich, respektvoll und professionell.
  * **Locker:** unkompliziert, alltagsnah und freundlich.
  * **Einfühlsam:** empathisch, warmherzig und verständnisvoll.
* **Duzen oder siezen?** Du legst die Standard-Anrede fest. Tara passt sich im Gespräch zwar an, aber „Du" oder „Sie" gibst du als Ausgangspunkt vor.
* **Sprechgeschwindigkeit:** einstellbar zwischen 0,95 und 1,1. Wir empfehlen einen Wert zwischen **1,0 und 1,05**.

![Tonalität, Duzen/Siezen und Sprechgeschwindigkeit](https://2898752216-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F7Cv6JHHBbz9HaleAIQKm%2Fuploads%2Fgit-blob-828024361b8b369ad6d1a0fcb1673b2bf0aac700%2Ftelefonagent-tonalitaet.png?alt=media)

### Stimme

Du wählst aus **männlichen und weiblichen Stimmen**. Über den Abspielen-Knopf rechts neben jeder Stimme hörst du dir vorab an, wie sie klingt.

![Auswahl der Stimme mit Vorhören](https://2898752216-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F7Cv6JHHBbz9HaleAIQKm%2Fuploads%2Fgit-blob-ac78ad395db50441980ab375057d5b313de4d99a%2Ftelefonagent-stimme.png?alt=media)

## Anruföffnungszeiten

Hier hinterlegst du, **wann du erreichbar bist**. Diese Zeiten nutzen mehrere Funktionen gleichzeitig, zum Beispiel die zeitbasierte Begrüßung.

* Pro Wochentag legst du einen **Zeitblock** fest (von/bis).
* Über das **Plus** fügst du einem Tag weitere Blöcke hinzu, etwa 8 bis 13 Uhr und 14 bis 18 Uhr.
* Mit **Kopieren** überträgst du die Zeiten eines Tages auf andere Tage.
* Über **Übernehmen von** ziehst du Öffnungszeiten aus anderen Bereichen (zum Beispiel vom Chatbot) herüber.

![Wochenplan der Anruföffnungszeiten](https://2898752216-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F7Cv6JHHBbz9HaleAIQKm%2Fuploads%2Fgit-blob-937937188b74c8de969981a0f649195ba87d148d%2Ftelefonagent-oeffnungszeiten.png?alt=media)

## Wissensdatenbank

Hier gibst du Tara Wissen an die Hand. Du fügst eine **Website** oder ein **Dokument** hinzu, auf das Tara dann zugreift.

* **Website:** zum Beispiel deine eigene Makler-Website. Tara kann dann auf alles zugreifen, was dein Team dort hinterlegt hat, etwa Öffnungszeiten oder Anfahrt.
* **Dokument:** zum Beispiel ein Dokument mit häufig gestellten Fragen. Tara wertet es aus und beantwortet passende Anruferfragen.

![Wissensdatenbank: Dokument oder Website hinzufügen](https://2898752216-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F7Cv6JHHBbz9HaleAIQKm%2Fuploads%2Fgit-blob-4c8e4fddaa73a4131cc30dec47dcfc4013d15c59%2Ftelefonagent-wissensdatenbank.png?alt=media)

## Weiterleitungen

Hier legst du fest, dass Tara einen Anruf in bestimmten Situationen an eine Person oder Nummer weiterleitet. Über **Erstellen** legst du eine neue Weiterleitung an:

* **Ziel:** eine Telefonnummer oder ein Nutzer, sofern dieser eine Nummer im System hinterlegt hat.
* **Bedingung:** wann weitergeleitet werden soll. Trifft die Bedingung im Gespräch zu (zum Beispiel: der Anrufer möchte persönlich mit Makler XY sprechen), leitet Tara weiter.
* **Verfügbarkeit:** wann die Weiterleitung überhaupt möglich sein soll.
* **Was die Person hört**, an die weitergeleitet wird:
  * **Vollständige Ansage:** eine kurze Zusammenfassung des bisherigen Gesprächs durch Tara.
  * **Nur Name:** nur der Name des Anrufers (zum Beispiel „Anruf von Max Mustermann").
  * **Keine Ansage:** der Anruf wird direkt durchgestellt.
* **Klingeldauer:** wie lange es bei der Person klingelt. Wird nicht abgenommen, holt Tara den Anruf zurück ins Gespräch und kümmert sich um einen Rückruf.

![Weiterleitungen mit Bedingung und der Auswahl „Was hört die Person?"](https://2898752216-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F7Cv6JHHBbz9HaleAIQKm%2Fuploads%2Fgit-blob-29126d68113d01dd3ced49207de6e35ff7787e80%2Ftelefonagent-weiterleitungen.png?alt=media)

## Anrufbehandlung

Hier definierst du Regeln für eingehende Anrufe anhand der **Telefonnummer des Anrufers**. Über **Erstellen** legst du eine Regel an:

* Du hinterlegst eine **Telefonnummer** oder wählst einen **Kontakt aus deiner Kundenliste**.
* Als **Aktion** wählst du, ob der Anruf sofort **weitergeleitet** oder **blockiert** wird.
* Mit **Wildcards** deckst du ganze Rufnummernblöcke ab: ein Sternchen am Ende (zum Beispiel `0173…*`) leitet alle Nummern dieses Blocks weiter, etwa die Durchwahlen eines Versicherers.
* Über **CSV-Import** legst du mehrere Regeln auf einmal an.

![Anrufbehandlung: Regeln für eingehende Anrufe](https://2898752216-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F7Cv6JHHBbz9HaleAIQKm%2Fuploads%2Fgit-blob-36dd9fef680831a83a6c58ec31e9ebab0971696e%2Ftelefonagent-anrufbehandlung.png?alt=media)

## Benachrichtigungen

Hier stellst du ein, **wer wann per E-Mail informiert wird**:

* **E-Mail nach jedem Anruf:** Tara schickt nach jedem Gespräch eine Zusammenfassung an die hinterlegten Adressen.
* **Benachrichtigung für unvollständige Anrufe:** separat aktivierbar.
* **Standard-E-Mail-Adressen:** Adressen, die immer benachrichtigt werden, sofern keine andere Regel greift (zum Beispiel deine `info@…`).
* **Benutzerdefinierte E-Mail-Weiterleitungen:** Benachrichtigungen, die nur unter einer Bedingung rausgehen. Beispiel: Hat der Anrufer einen Schaden, geht die E-Mail an `schaden@makler.de`.

![Benachrichtigungen: E-Mail nach Anruf sowie Standard- und benutzerdefinierte Weiterleitungen](https://2898752216-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F7Cv6JHHBbz9HaleAIQKm%2Fuploads%2Fgit-blob-aa2609ad1b24eee7d8cf5f308856e90a92248999%2Ftelefonagent-benachrichtigungen.png?alt=media)

## Erweitert

Im Reiter **Erweitert** findest du weitere Feineinstellungen. Darauf gehen wir in einem eigenen Artikel im Detail ein.

## Das musst du dir merken

* Alle Telefon-Einstellungen liegen unter **Optionen → Anrufoptionen**, aufgeteilt in Reiter.
* Unter **Konfigurieren** stellst du Stimme, Tonalität, Anrede und Begrüßung ein.
* **Anruföffnungszeiten** werden von mehreren Funktionen genutzt, zum Beispiel der zeitbasierten Begrüßung.
* Mit **Weiterleitungen** und **Anrufbehandlung** steuerst du, wann Tara durchstellt oder blockiert.
* Über **Benachrichtigungen** behältst du den Überblick, ohne jeden Anruf selbst anzunehmen.