> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://hilfe.taraos.de/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://hilfe.taraos.de/whatsapp/posteingang-im-team.md). # Posteingang im Team nutzen Alle WhatsApp-Nachrichten deiner Kunden laufen in TaraOS in einem gemeinsamen Posteingang zusammen. Hier zeigen wir dir, wie ihr als Team damit arbeitet: Chats verteilen, Aufgaben vergeben, Vorlagen nutzen und den Überblick behalten. {% embed url="" %} {% hint style="info" %} **Voraussetzung:** Dein WhatsApp Business ist mit TaraOS verknüpft. Das machen wir in der Regel gemeinsam im Einrichtungstermin. Falls noch nicht passiert: [WhatsApp verbinden](/whatsapp/whatsapp-verbinden.md) {% endhint %} ## Wo die Nachrichten herkommen WhatsApp verbindest du über die WhatsApp-Business-App mit TaraOS. Sobald das einmal eingerichtet ist, landet jede Nachricht, die in deinem WhatsApp Business ankommt, automatisch auch hier in der Plattform. Du und dein Team arbeitet also nicht mehr auf dem Handy, sondern an einem zentralen Ort. ## Chats im Team verteilen Die Aktionen für einen Chat findest du an zwei Stellen: direkt im Chatverlauf und oben rechts im geöffneten Chat. ### Einer Person zuweisen Du kannst jeden Chat einem Kollegen zuweisen, zum Beispiel eine Schadenmeldung an Peter. Die Person bekommt dann eine Benachrichtigung, dass ihr eine neue WhatsApp-Konversation zugewiesen wurde. ### Einem ganzen Team zuweisen Statt einer einzelnen Person kannst du einen Chat auch einem Team zuweisen, etwa dem Team „Schaden" oder dem „Innendienst". Alle Mitglieder des Teams bekommen eine Benachrichtigung und können den Fall übernehmen, indem sie nach ihrem Team filtern. ### Mit Labels markieren Wenn es dir nicht um Zuständigkeit geht, sondern nur darum, etwas auf einen Blick zu erkennen, nutzt du Labels. Zum Beispiel „Neukunde", „VIP-Kunde" oder „Gewerbekunde". So siehst du sofort, wo du vielleicht besonders schnell reagieren solltest. {% hint style="info" %} **Teams und Labels einrichten:** Beides legst du unter **Organisation → Teams** bzw. **Labels** an. Dort kannst du Teams anlegen, ihnen Nutzer zuordnen und Labels beliebig hinzufügen oder bearbeiten. {% endhint %} ## Den Überblick behalten * **Ungelesen markieren:** Willst du dich später an einen Chat erinnern, markierst du ihn als ungelesen. Beim nächsten Öffnen ist er wieder als gelesen markiert. * **Als geschlossen markieren:** Ist ein Chat erledigt, markierst du ihn als geschlossen. Er wandert in den Ordner „Erledigt". Schreibt die Person erneut, öffnet sich der Chat automatisch wieder. So bleibt dein Posteingang frei von allem, was gerade nicht relevant ist. ### Deine Ansicht filtern Über den Filter links baust du dir deine eigene Sicht: * **Mir zugewiesen:** nur die Chats, für die du zuständig bist. * **Meine ungelesenen:** was du noch nicht bearbeitet hast. * **Niemandem zugewiesen:** offene Chats, die ihr im Team noch verteilen müsst. * Zusätzlich kannst du nach **Labels** filtern und sortieren, etwa nur Neukunden oder nur Gewerbekunden. ## Aufgaben direkt am Chat Zu jedem Chat kannst du Aufgaben anlegen, ohne den Kontext zu verlieren. Beispiel: „Schadenmeldung im MVP erledigen und E-Mail an Versicherer schreiben". Du legst die Aufgabe an, weist sie einem Kollegen zu, setzt ein Fälligkeitsdatum (zum Beispiel „bis morgen") und eine Priorität (zum Beispiel „kritisch"), optional auch eine Uhrzeit. Die Aufgabe erscheint direkt rechts am Chat, inklusive der Info, wem sie zugewiesen ist. Die zuständige Person bekommt eine E-Mail-Benachrichtigung. Im Bereich **Aufgaben** sieht jeder seine eigenen To-dos, kann aber auch nach den Aufgaben anderer filtern. Aus jeder Aufgabe springst du mit einem Klick zurück in den WhatsApp-Chat, sodass beim Abarbeiten immer der volle Kontext da ist. ## Notizen im Chatverlauf Statt eine Nachricht zu senden, kannst du auch eine interne Notiz hinterlassen, zum Beispiel „Schaden gemeldet, warten auf Eingang der Schadennummer". So ist im Verlauf des Chats festgehalten, wann was passiert ist, ohne dass der Kunde es sieht. ## Nachrichten schreiben Im Chatfenster schreibst du ganz normal Nachrichten und hast dabei einige Helfer an der Hand: * **Emojis, Bilder und Dokumente** hochladen und versenden. * **Vorlagen** erstellen und mit einem Klick rausschicken, etwa „Danke für deine Zeit, ich hoffe, der Termin hat dir gefallen". * **Signatur** einfügen, die beim Schreiben automatisch ans Ende der Nachricht gesetzt wird. * **KI-Textbearbeitung:** Tippst du eine Nachricht, kannst du sie von Tara überarbeiten lassen, Schreibstil verbessern, Text länger machen, freundlicher formulieren oder den Stil ändern. So schreibst du schneller und hängst nicht an Formulierungen fest. {% hint style="info" %} Es gibt zwei Arten von Vorlagen: normale Vorlagen und Meta-Marketing-Vorlagen. Was sie unterscheidet, erklären wir dir in einem eigenen Artikel. {% endhint %} ## Chats archivieren als PDF Du kannst einzelne Nachrichten eines Chats auswählen, etwa alle, die einen bestimmten Schaden betreffen, und sie als saubere PDF herunterladen oder direkt im MVP speichern. Ideal für die Beratungsdokumentation. Genauso lassen sich Medien archivieren, zum Beispiel Bilder von einem Führerschein oder von Fahrzeugpapieren. ## Den Chatbot pro Chat steuern Über das Roboter-Symbol oben steuerst du den Chatbot für den jeweiligen Chat. Du kannst ihn aktivieren oder deaktivieren, zum Beispiel für 1 Stunde, für 24 Stunden oder dauerhaft. Ist er deaktiviert, springt er auch dann nicht an, wenn der Kunde eine Nachricht schreibt, die ihn sonst auslösen würde. {% hint style="info" %} Wie du den Chatbot einrichtest und welche Nachrichten ihn auslösen, liest du unter [Chatbot](/whatsapp/chatbot.md). {% endhint %} ## Kundenkontext aus dem MVP Rechts findest du die Kontaktinformationen zum Kunden. Da der Posteingang mit deinem Maklerverwaltungsprogramm (MVP) verknüpft ist, ziehst du dir hier schnell den passenden Kontext: Dokumente und Verträge des Kunden, zum Beispiel aus der Ameise, ohne den Chat zu verlassen. ## Das musst du dir merken * Ein Posteingang fürs ganze Team, statt Nachrichten auf einzelnen Handys. * Chats verteilst du über **Zuweisung** (Person/Team) und behältst mit **Labels** und **Filtern** den Überblick. * **Aufgaben und Notizen** hängen am Chat, der Kontext geht nie verloren. * **Vorlagen, Signatur und KI** machen das Antworten schnell. * Chats lassen sich als **PDF** für die Beratungsdokumentation archivieren. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter: ``` GET https://hilfe.taraos.de/whatsapp/posteingang-im-team.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.